KSeF 2026 Pytania i Odpowiedzi

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów, umożliwiający wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System zapewnia standaryzację faktur, automatyczną archiwizację przez 10 lat i łatwiejszą kontrolę podatkową. Można go porównać do "banku faktur" - każda faktura wysłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest natychmiast widoczna dla wystawcy, odbiorcy oraz organów skarbowych.

Faktura ustrukturyzowana to faktura w formacie XML zgodnym ze schemą FA(2) opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Zawiera wszystkie wymagane dane w ustandaryzowanej strukturze, co umożliwia automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne. Nie ma "wyglądu" w tradycyjnym sensie - programy generują na jej podstawie wizualizację w czytelnym formacie.

Głównym celem jest uszczelnienie systemu podatkowego i zapobieganie oszustwom. Dla przedsiębiorców oznacza to większe bezpieczeństwo (faktury nie zginą), potencjalne ograniczenie biurokracji (np. w kontekście plików JPK) oraz krok w stronę pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów w firmie.

Tak, faktury wystawione przez KSeF mają taką samą moc prawną jak faktury papierowe i elektroniczne. Po wejściu w życie obowiązku, faktury KSeF będą jedyną dopuszczalną formą fakturowania w obrocie B2B dla większości podatników VAT.

Tak. KSeF wykorzystuje zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa: szyfrowanie transmisji, autoryzację tokenami, certyfikatami kwalifikowanymi lub profilem zaufanym. Wszystkie faktury są przechowywane na serwerach Ministerstwa Finansów przez 10 lat.

Numer KSeF to unikalny identyfikator faktury nadawany przez system po jej zatwierdzeniu. Składa się z 35 znaków i jednoznacznie identyfikuje fakturę w całym systemie. Ten numer jest wymagany przy korektach i odwołaniach do faktur.

Tak, do przesłania faktury do KSeF wymagane jest połączenie internetowe. Jednak program mpFirma Online pozwala przygotować faktury offline i wysłać je do KSeF, gdy połączenie będzie dostępne. W trybie awaryjnym (np. awaria KSeF) można wystawiać faktury poza systemem.

Faktura w KSeF to plik XML o ściśle określonej strukturze. Nie ma "wyglądu" w tradycyjnym sensie. Programy (zarówno rządowe, jak i komercyjne) generują na jej podstawie wizualizację - tzw. transformatę w czytelnym dla człowieka formacie HTML lub PDF. Taka wizualizacja zawiera kod QR i numer KSeF, które pozwalają zweryfikować autentyczność dokumentu.

KSeF nie obejmuje: przedsiębiorców sprzedających wyłącznie osobom prywatnym (transakcje B2C), firm z miesięcznymi przychodami poniżej 10 tys. zł brutto (do końca 2026 r.), osób prowadzących działalność nierejestrowaną (do końca 2026 r.) oraz wystawiania faktur uproszczonych (paragon z NIP do 450 zł) z kas fiskalnych (do końca 2026 r.).

Obowiązek KSeF wchodzi etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla największych firm (przychody > 200 mln zł w 2024 r.), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm B2B (przychody > 10 tys. zł brutto miesięcznie), a od 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm i działalności nierejestrowanej. WAŻNE: Obowiązek odbierania faktur z KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026, jeśli otrzymają fakturę od dużej firmy.

KSeF 2.0 to nowa wersja systemu uruchomiona w styczniu 2026 r. Wprowadza wiele usprawnień: obsługę załączników do faktur, lepszą wydajność, nowy format schematu FA(2) oraz poprawione API. Stary KSeF 1.0 został wygaszony we wrześniu 2025 r. Wszystkie programy mpFirma Online są już dostosowane do docelowej wersji KSeF 2.0.

Termin zależy od wielkości firmy: duże przedsiębiorstwa (powyżej 200 mln zł obrotu w 2024 r.) od 1 lutego 2026, pozostali aktywni podatnicy VAT z obrotem powyżej 10 tys. zł miesięcznie od 1 kwietnia 2026, a mikrofirmy, firmy zwolnione z VAT i nowi podatnicy od 1 stycznia 2027 r.

Niewywiązanie się z obowiązku wystawiania faktur przez KSeF może skutkować sankcjami administracyjnymi. Po okresie przejściowym, faktury wystawione poza KSeF mogą być uznane za nieważne, co może skutkować problemami z odliczeniem VAT przez kontrahentów.

Tak, KSeF jest dostępny dobrowolnie od 2024 roku. Możesz już teraz przetestować system i przyzwyczaić się do nowych procedur. mpFirma Online oferuje pełną obsługę KSeF, więc możesz zacząć wystawiać faktury ustrukturyzowane bez czekania na obowiązek.

Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Po tym okresie są automatycznie usuwane z systemu. Zalecamy również lokalne archiwizowanie faktur w programie mpFirma Online.

Nie, terminy pozostają bez zmian. Ogólna zasada to wciąż wystawienie faktury do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy/usługi. KSeF nie zmienia też momentu powstania obowiązku podatkowego.

1 lutego 2026 - KSeF obowiązkowy dla największych firm (>200 mln zł), wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi na ODBIERANIE faktur. 1 kwietnia 2026 - KSeF obowiązkowy dla firm B2B z przychodami >10 tys. zł/mies. 1 stycznia 2027 - KSeF obowiązkowy dla mikrofirm i działalności nierejestrowanej, koniec tokenów (obowiązują certyfikaty), obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu.

Od audytu własnej firmy. Zadaj sobie pytania:

• 1.Jak dziś wystawiam faktury? (Papier, Excel, program?)
• 2.Jak dziś odbieram faktury? (Mail, poczta, osobiście?)
• 3.Czy mój obecny program będzie zintegrowany z KSeF? Następnie wybierz odpowiednie narzędzie, np. mpFirma Online, która jest w pełni gotowa na KSeF.

KSeF to system informatyczny, a nie fizyczne miejsce. Dostęp do niego uzyskujesz przez przeglądarkę internetową, logując się na odpowiedniej stronie Ministerstwa Finansów. Nie dostaniesz żadnego listu z hasłem. Uwierzytelnienie odbywa się za pomocą Profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci firmowej. Najwygodniej jednak korzystać przez program fakturujący jak mpFirma Online.

Połączenie jest bardzo proste i jednorazowe. Należy:

• 1.Pobrać najnowszą wersję mpFirma Online.
• 2.Uruchomić obsługę KSeF i wskazać odpowiednią wersję schemy - FA(3).
• 3.Uwierzytelnić się w KSeF wprost z aplikacji.
• 4.Wygenerować certyfikat KSeF i certyfikat offline.

Token służy do uwierzytelnienia programu komercyjnego w KSeF. Jest to rozwiązanie przejściowe, działające do końca 2026 roku. Certyfikat to bardziej zaawansowana i bezpieczniejsza metoda uwierzytelnienia, która od 2027 roku zastąpi tokeny. Będzie również niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline (podczas awarii KSeF).

Nie zakłada się "konta" w tradycyjnym sensie. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, logujesz się swoimi danymi (np. Profilem Zaufanym) i system automatycznie rozpoznaje Twoją firmę. Nawet jeśli obowiązek wystawiania faktur obejmie Cię dopiero w 2027 r., to już od 1 lutego 2026 r. musisz być gotów na odbieranie faktur.

• 1.Zdiagnozuj swoją sytuację: Jak wystawiasz i odbierasz faktury?
• 2.Wybierz narzędzie: Przetestuj mpFirma Online z darmowym 30-dniowym okresem próbnym.
• 3.Skonfiguruj połączenie: Wygeneruj token i połącz program z KSeF.
• 4.Przetestuj: Wyślij kilka testowych faktur, pobierz faktury zakupowe.
• 5.Przeszkol zespół: Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak korzystać z nowego systemu.
• 6.Ustal zasady z biurem rachunkowym.

To kluczowy element wdrożenia. Należy:

• 1.Przeszkolić zespół ze zmian i nowych procedur.
• 2.Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za fakturowanie i odbiór dokumentów.
• 3.Nadać im odpowiednie uprawnienia w KSeF.
• 4.Stworzyć wewnętrzne procedury obiegu dokumentów.
• 5.Przeprowadzić testy na wersji demonstracyjnej KSeF lub w programie mpFirma Online.

mpFirma Online oferuje import danych z popularnych formatów (CSV, XML). Możesz zaimportować: bazę kontrahentów, bazę produktów/usług oraz opcjonalnie historyczne faktury. Skontaktuj się z nami, a pomożemy w migracji danych.

W KSeF można wystawić: standardową fakturę VAT (dla VAT-owców i zwolnionych), fakturę korygującą, fakturę zaliczkową i rozliczającą zaliczkę, fakturę VAT marża, fakturę VAT RR (dla rolników ryczałtowych) oraz fakturę uproszczoną (na razie dobrowolnie).

W KSeF nie można wystawić: faktury pro forma (to oferta handlowa, nie dokument księgowy), noty korygującej, uznaniowej ani obciążeniowej, dowodów wewnętrznych oraz rachunków (w rozumieniu Ordynacji Podatkowej). Te dokumenty nadal wystawiasz poza KSeF, np. w mpFirma Online.

Znikną: noty korygujące (każdą pomyłkę, nawet literówkę w adresie, trzeba będzie poprawić fakturą korygującą), duplikaty faktur (faktury są w KSeF przez 10 lat, więc zawsze można je pobrać), anulowanie faktury (błędnie wysłanej faktury nie da się usunąć - trzeba ją będzie skorygować "do zera").

• 1.Uruchom program mpFirma Online.
• 2.Wystaw fakturę - tak jak robiłeś to do tej pory.
• 3.Zmień status faktury na: "Zatwierdzony".
• 4.Kliknij: "Wyślij do KSeF". Faktura zostanie zwalidowana, przekonwertowana do formatu XML i przesłana do KSeF. Po przyjęciu otrzymasz UPO z numerem KSeF.

Fakturę dla zagranicznej firmy z UE wystawiamy w KSeF. Zagraniczny odbiorca nie będzie mógł zalogować się do KSeF i pobrać faktury, dlatego sprzedawca musi przekazać kontrahentowi dokument w inny sposób, np. w formie PDF mailem. Faktura powinna być opatrzona kodem QR, który pozwoli zweryfikować, że dokument faktycznie istnieje w KSeF.

Podobnie jak dla firm z UE. Fakturę wystawiasz w KSeF, a następnie wysyłasz klientowi mailem w formie PDF lub przekazujesz w innej uzgodnionej formie. mpFirma Online automatycznie generuje PDF z kodem QR do weryfikacji.

Taką fakturę musisz wysłać do KSeF. mpFirma Online obsługuje faktury walutowe. Wprowadzasz kwoty w walucie obcej, a system automatycznie przelicza je na PLN według kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Tak, ale z ograniczeniami. Data wystawienia faktury może być wcześniejsza niż data wysłania do KSeF, ale musi być zgodna z przepisami o terminach wystawiania faktur. W KSeF widoczna będzie zarówno data wystawienia, jak i data przesłania do systemu.

Każda pozycja na fakturze może mieć inną stawkę VAT. W mpFirma Online dodajesz kolejne pozycje, wybierając dla każdej odpowiednią stawkę (23%, 8%, 5%, 0%, zw, np). System automatycznie obliczy podsumowanie dla każdej stawki.

Podczas dodawania pozycji na fakturze w mpFirma Online, uzupełnij pole "Rabat (%)", wpisując odpowiednią wartość procentową. System automatycznie obliczy cenę po rabacie.

Tak, mpFirma Online umożliwia zbiorczą wysyłkę faktur, co jest kluczowe dla firm wystawiających dużo dokumentów. Możesz też ustawić automatyczną wysyłkę o określonej godzinie.

Faktura wysłana do KSeF jest uznana za dostarczoną. Klient może ją pobrać sam, logując się do KSeF. Jednak dla wygody możesz: wysłać klientowi powiadomienie e-mail z linkiem do wizualizacji PDF (funkcja dostępna w mpFirma Online) lub pobrać fakturę w PDF i wysłać tradycyjnie mailem.

Nie. Faktury dla konsumentów (osób nieprowadzących działalności) nie muszą być wysyłane do KSeF. Możesz je wystawiać w dotychczasowy sposób w mpFirma Online.

Tak, od wersji KSeF 2.0 można dołączać załączniki do faktur (np. specyfikacje, protokoły odbioru). Załączniki muszą być w formacie PDF i nie mogą przekraczać 10 MB. mpFirma Online umożliwia dodawanie załączników przed wysłaniem faktury.

Fakturę korygującą wystawiasz gdy: pomyliłeś się w danych (nazwa, adres, NIP), zmieniła się cena lub ilość towaru/usługi, klient zwrócił towar, udzieliłeś rabatu po wystawieniu faktury, lub faktura w ogóle nie powinna być wystawiona (korekta "do zera").

W mpFirma Online:

• 1.Wybierasz dokument, który chcesz skorygować.
• 2.Wprowadzasz poprawione dane (np. nową ilość, cenę, stawkę VAT).
• 3.Zmieniasz status korekty na "Zatwierdzony".
• 4.Klikasz: "Wyślij do KSeF". Korekta musi zawierać numer KSeF faktury korygowanej - mpFirma Online wypełnia to automatycznie.

Wystawiasz fakturę korygującą, w której wszystkie pozycje korygowane są do wartości 0 zł. W polu "przyczyna korekty" wpisujesz np. "Błędnie wystawiona faktura" lub "Anulowanie transakcji". mpFirma Online ułatwia ten proces, automatycznie generując korektę zerującą.

Tak. W fakturze korygującej podajesz tylko te pozycje, które wymagają korekty. Pozostałe pozycje nie muszą być uwzględniane.

Wystawiasz fakturę korygującą z prawidłowymi danymi nabywcy. W polu "przyczyna korekty" wpisujesz np. "Korekta danych adresowych nabywcy".

Musisz wystawić fakturę korygującą. Nie ma możliwości anulowania faktury w KSeF. Jeśli faktura została wystawiona na zupełnie inną firmę, wystawiasz korektę "do zera" i nową fakturę z poprawnymi danymi.

Tak. Jeśli faktura korygująca również zawiera błąd, wystawiasz kolejną korektę. W praktyce lepiej jednak wystawić jedną prawidłową korektę do faktury pierwotnej.

Nie ma ścisłego terminu, ale korekta powinna być wystawiona niezwłocznie po wykryciu błędu. Dla celów podatkowych ważne jest, w którym okresie rozliczeniowym korekta wpływa na VAT.

Faktur w KSeF nie można usunąć ani anulować. Po wysłaniu stają się częścią oficjalnego obiegu dokumentów. Jedynym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej. Dlatego warto dokładnie sprawdzać faktury przed wysłaniem.

Faktury wystawione na Twój NIP będą automatycznie czekać na Ciebie w KSeF. Możesz je pobrać: ręcznie, logując się do aplikacji rządowej, lub automatycznie, za pomocą programu mpFirma Online, który pobierze faktury z KSeF, zapisze je w Twojej bazie danych i umożliwi Ci podgląd tych dokumentów.

Nie. Pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza jej zaksięgowania. Nadal musisz ją przekazać do księgowości lub samodzielnie wprowadzić do ewidencji (np. KPiR). mpFirma Online ułatwia ten proces, pozwalając na eksport danych do systemów księgowych.

Zalecamy codzienne lub cotygodniowe sprawdzanie. mpFirma Online może automatycznie pobierać nowe faktury, co eliminuje konieczność ręcznego sprawdzania. Możesz ustawić częstotliwość synchronizacji.

W mpFirma Online ustawiasz filtr dat (np. 01.01.2026 - 31.01.2026) i pobierasz wszystkie faktury spełniające kryteria. Możesz podejrzeć ich podgląd w formie tzw. transformaty. Dokumenty możesz m.in. zapisać do PDF.

Sprawdź:

• 1.Czy kontrahent na pewno wysłał fakturę do KSeF (a nie tylko wystawił w swoim programie).
• 2.Czy faktura została wystawiona na prawidłowy NIP.
• 3.Czy nie ma opóźnienia w synchronizacji (odśwież listę faktur w mpFirma Online).

W takim przypadku niezwłocznie skontaktuj się z wystawcą faktury i zażądaj wystawienia faktury korygującej do zera. W przypadku próby oszustwa, zgłoś się do odpowiednich organów.

Masz kilka opcji:

• 1.Nadaj uprawnienia - księgowa sama pobierze faktury z KSeF.
• 2.Eksport do XML - pobierz faktury i wyślij pliki XML mailem.
• 3.Wspólny program - korzystajcie z tego samego programu (np. mpFirma Online), gdzie księgowa ma dostęp do Twoich dokumentów.

Od 1 stycznia 2027 roku przy płatności za fakturę wystawioną w KSeF dla innego VAT-owca, w tytule przelewu będzie trzeba podać numer KSeF tej faktury. W 2026 roku nie ma jeszcze takiego obowiązku. mpFirma Online ułatwia kopiowanie numeru KSeF.

Nie. Jako właściciel masz pełne uprawnienia, ale możesz (i powinieneś) nadać je innym osobom. Możesz upoważnić: pracownika (np. do wystawiania faktur), małżonka (np. do zarządzania uprawnieniami), biuro rachunkowe/księgową (np. do pobierania faktur sprzedaży i kosztowych).

Można nadawać bardzo szczegółowe uprawnienia, m.in. do: wystawiania faktur, przeglądania faktur (sprzedażowych i zakupowych), zarządzania uprawnieniami (delegowanie uprawnień innym), przeglądania historii sesji (pobieranie UPO), samofakturowania (gdy to klient wystawia fakturę w naszym imieniu).

W mpFirma Online:

• 1.Przejdź do "Zarządzanie" -> "Zarządzanie KSeF".
• 2.Przejdź do zakładki "Ustawienia" i w sekcji "Opcje ogólne" wskaż użytkowników odpowiedzialnych za pobieranie dokumentów z KSeF, sprawdzanie statusów/UPO oraz za wysyłanie dokumentów.

W mpFirma Online przejdź do zarządzania uprawnieniami i odbierz pracownikowi nadane wcześniej uprawnienie. Ważne: uprawnienia pozostają aktywne, dopóki ich nie odbierzesz. Dlatego po zakończeniu współpracy natychmiast odbierz uprawnienia byłemu pracownikowi.

Tylko jeśli nadasz mu uprawnienie do "Zarządzania uprawnieniami". Wtedy może on w Twoim imieniu nadawać i odbierać uprawnienia innym osobom.

KSeF rewolucjonizuje tę współpracę. Najpopularniejsze modele to:

• 1.Wspólna praca na jednym programie - Biuro udostępnia Ci program, gdzie oboje macie wgląd w dokumenty.
• 2.Biuro wystawia faktury za Ciebie - Przekazujesz dane, a ono wystawia faktury w Twoim imieniu.
• 3.Ty wystawiasz, biuro pobiera - Ty wystawiasz faktury w mpFirma Online, a biuro samodzielnie pobiera je z KSeF.

Najlepiej nadać uprawnienia dla podmiotu (na NIP biura rachunkowego), a nie dla konkretnej osoby fizycznej. Daje to biuru możliwość dalszego delegowania uprawnień swoim pracownikom. Gdy zakończysz współpracę i odbierzesz uprawnienia biuru, automatycznie wygasną też uprawnienia nadane przez biuro jego pracownikom.

Najczęściej: przeglądanie faktur (aby mogło pobierać faktury sprzedażowe i kosztowe), wystawianie faktur (jeśli biuro ma wystawiać faktury w Twoim imieniu), opcjonalnie: możliwość dalszego nadawania uprawnień pracownikom biura.

Tylko jeśli nadasz mu odpowiednie uprawnienia. Możesz nadać uprawnienie tylko do przeglądania faktur zakupowych (kosztowych), bez dostępu do faktur sprzedażowych. Zakres uprawnień zależy od Ciebie i ustaleń z biurem.

• 1.Odbierz uprawnienia dotychczasowemu biuru.
• 2.Nadaj uprawnienia nowemu biuru.
• 3.Przekaż nowemu biuru niezbędne informacje o dotychczasowej dokumentacji.

Nie. Nadając uprawnienia, nie możesz określić daty ich wygaśnięcia. Natomiast możesz cofnąć uprawnienia w dowolnym momencie.

Token autoryzacyjny to unikalny ciąg znaków służący do uwierzytelniania w API KSeF. Generowany jest w Aplikacji Podatnika KSeF lub przez program fakturujący. Token umożliwia automatyczną komunikację z systemem bez każdorazowego logowania. Tokeny będą działać do końca 2026 roku.

KSeF obsługuje kilka metod autoryzacji: profil zaufany (ePUAP), certyfikat kwalifikowany, pieczęć elektroniczną oraz tokeny autoryzacyjne. W mpFirma Online możesz użyć tokena, co jest najwygodniejszą metodą dla codziennej pracy.

UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to potwierdzenie przyjęcia faktury przez KSeF. Zawiera numer KSeF, datę i czas przyjęcia. mpFirma Online automatycznie pobiera UPO po wysłaniu faktury i przechowuje je wraz z dokumentem.

Po wysłaniu faktury otrzymujesz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). To dokument potwierdzający, że faktura została przyjęta przez system i nadano jej numer KSeF. UPO można pobrać z aplikacji KSeF lub z mpFirma Online.

Nie ma takiego obowiązku. Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Możesz je w każdej chwili pobrać. Drukowanie jest opcjonalne, np. jeśli klient tego wymaga.

Przepisy przewidują tryb awaryjny. Jeśli KSeF nie działa, możesz wystawić fakturę poza systemem w mpFirma Online. Taka faktura będzie oznaczona specjalnym kodem QR. Po przywróceniu działania systemu, będziesz miał określony czas na wysłanie tej faktury do KSeF. mpFirma Online obsługuje ten proces automatycznie.

• 1.Wystawiasz fakturę w mpFirma Online.
• 2.Program oznacza fakturę specjalnym kodem QR i adnotacją o trybie offline.
• 3.Po przywróceniu dostępu do KSeF wysyłasz fakturę do systemu. Faktura offline jest ważnym dokumentem od momentu wystawienia.

Zależy od przyczyny niedostępności: brak internetu (24h) - do końca następnego dnia roboczego, planowana przerwa techniczna - termin określony przez Ministerstwo Finansów, awaria systemu - termin określony po przywróceniu działania.

Ministerstwo Finansów publikuje komunikaty o planowanych przerwach i awariach. Możesz też sprawdzić status na stronie KSeF lub w mpFirma Online, która automatycznie wykrywa niedostępność systemu.

Tak, mpFirma Online jest w pełni zintegrowana z KSeF od listopada 2025 r. Obsługujemy najnowszy format KSeF 2.0 ze wszystkimi funkcjami: wysyłka faktur, pobieranie faktur kosztowych, automatyczne UPO, korekty, załączniki i tryb awaryjny.

W górnym menu przejdź do Ustawienia → Integracje → KSeF. Wygeneruj token autoryzacyjny w Aplikacji Podatnika KSeF i wklej go w polu konfiguracji. Możesz też użyć certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.

Tak, Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe (demo) KSeF. W mpFirma Online możesz przełączać się między środowiskiem produkcyjnym a testowym w ustawieniach integracji. Zalecamy przetestować wszystkie scenariusze przed uruchomieniem produkcyjnym.

Tak, mpFirma Online przeprowadza pełną walidację faktury przed wysłaniem do KSeF. Sprawdzamy zgodność ze schemą FA(2), poprawność NIP, wymagane pola i formaty danych. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko odrzucenia faktury przez system.

Po wystawieniu faktury kliknij przycisk „Wyślij do KSeF" lub włącz automatyczną wysyłkę w ustawieniach. Faktura zostanie zwalidowana, przekonwertowana do formatu XML i przesłana do KSeF. Po przyjęciu otrzymasz UPO z numerem KSeF.

Tak, możesz włączyć automatyczne pobieranie faktur kosztowych w ustawieniach KSeF. mpFirma Online będzie regularnie sprawdzać nowe faktury i importować je do modułu zakupów. Możesz też ręcznie pobrać faktury za wybrany okres.

Tak, aplikacja mpFirma Online na iOS i Android obsługuje KSeF. Możesz wystawiać i wysyłać faktury do KSeF bezpośrednio z telefonu lub tabletu. Wymagane jest połączenie internetowe i skonfigurowany token autoryzacyjny.

Gdy mpFirma Online wykryje niedostępność KSeF, automatycznie przełącza się w tryb awaryjny. Faktury są wystawiane z odpowiednią adnotacją i kolejkowane do wysłania. Po wznowieniu pracy KSeF, system automatycznie wysyła zaległe faktury.

Obsługa jest intuicyjna:

• 1.Uwierzytelniasz się w KSeF.
• 2.Wystawiasz fakturę jak zwykle w programie.
• 3.Klikasz "Wyślij do KSeF" - faktura trafia do systemu i otrzymuje numer.
• 4.Faktury kosztowe możesz pobierać automatycznie lub ręcznie.

Tak, faktury KSeF muszą być uwzględnione w JPK_VAT. Data przyjęcia faktury przez KSeF jest datą wystawienia dla celów podatkowych. mpFirma Online automatycznie generuje JPK_V7M/V7K z uwzględnieniem faktur KSeF.

mpFirma Online oferuje eksport faktur do popularnych programów księgowych: Comarch Optima, Insert (Rachmistrz, Rewizor), Wapro Fakir, R2KSIĘGA. Eksport uwzględnia numery KSeF i wszystkie wymagane dane. Przejdź do menu Start → Eksport danych.

Tak, faktury kosztowe pobrane z KSeF dają prawo do odliczenia VAT na zasadach ogólnych. Fakt, że faktura została przyjęta przez KSeF jest dodatkowym potwierdzeniem jej autentyczności. mpFirma Online automatycznie importuje faktury zakupowe z KSeF.

Przejdź do menu Narzędzia → Archiwum i wysyłka JPK → Generuj JPK_FA. Wybierz okres i typ faktur. mpFirma Online automatycznie uwzględni numery KSeF i wymagane pola. Możesz wysłać JPK bezpośrednio do urzędu skarbowego.

Tak, samofakturowanie (self-billing) jest obsługiwane przez KSeF. Nabywca może wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy, jeśli istnieje odpowiednia umowa. mpFirma Online umożliwia wystawianie faktur w imieniu kontrahenta z pełną obsługą KSeF.

Split payment to mechanizm, w którym nabywca płaci kwotę netto na rachunek sprzedawcy, a VAT na specjalny rachunek VAT. W KSeF faktura może zawierać adnotację o obowiązkowym split payment dla określonych towarów/usług. mpFirma Online obsługuje oznaczanie faktur dla split payment.

Nie. KSeF to system faktur, nie płatności. Weryfikacja płatności odbywa się w systemach bankowych i księgowych. Status płatności zarządzasz w mpFirma Online, która może śledzić należności i zobowiązania.

Do końca 2026 r. nie musisz wystawiać faktur przez KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. będziesz musiał to robić, jeśli wystawiasz faktury dla firm. Już od 1 lutego 2026 r. musisz być gotowy na odbieranie faktur z KSeF, jeśli kupujesz od dużych firm. Idealne rozwiązanie: mpFirma Online z 30-dniowym darmowym okresem testowym.

Tak. Obowiązek KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury dla firm, niezależnie od statusu VAT. Jako zwolniony z VAT, wystawiasz faktury ze stawką "zw" (zwolniony) lub "np" (nie podlega). Proces jest taki sam.

Każda działalność ma osobny NIP i jest traktowana jako osobny podmiot w KSeF. Logujesz się do KSeF, podając NIP konkretnej firmy. mpFirma Online umożliwia obsługę wielu firm na jednej licencji - każdą obsłużysz w oddzielnej bazie danych.

Faktury walutowe są w pełni obsługiwane przez KSeF. Musisz podać walutę (np. EUR, USD), kurs przeliczeniowy i źródło kursu (np. NBP). mpFirma Online automatycznie pobiera aktualne kursy walut i wypełnia wymagane pola.

Nie, faktury proforma nie są wysyłane do KSeF. Proforma nie jest dokumentem księgowym i nie podlega obowiązkowi KSeF. Dopiero faktura końcowa wystawiona na podstawie proforma musi być przesłana do systemu.

Paragony fiskalne nie są wysyłane do KSeF. Jednak jeśli klient zażąda faktury do paragonu, taka faktura musi być wystawiona przez KSeF. mpFirma Online umożliwia generowanie faktur do paragonów z automatyczną wysyłką do KSeF.

Tak, faktury VAT RR podlegają obowiązkowi KSeF od momentu wejścia w życie przepisów dla danej grupy podatników. mpFirma Online obsługuje faktury RR z pełną integracją KSeF, włącznie ze specyficznymi polami dla rolników. Nabywca (podatnik VAT) wystawi fakturę VAT RR w KSeF tylko wtedy, gdy rolnik ryczałtowy złoży w systemie oświadczenie.

Faktury zaliczkowe są wysyłane do KSeF jak zwykłe faktury. W mpFirma Online:

• 1.Wybierz rodzaj dokumentu - "Faktura zaliczka".
• 2.Wskaż nabywcę i dodaj pozycje.
• 3.Wpisz kwotę zaliczki.
• 4.Zmień status na "Zatwierdzony".
• 5.Kliknij "Wyślij do KSeF". System obliczy podatek VAT tylko od kwoty zaliczki.

W mpFirma Online:

• 1.Otwórz dokument, do którego chcesz wystawić fakturę końcową.
• 2.Kliknij "Kolejna zaliczka".
• 3.Zaznacz opcję "Zaliczka końcowa".
• 4.System automatycznie odliczy wcześniej wpłacone zaliczki i obliczy kwotę do zapłaty.
• 5.Zmień status na "Zatwierdzony" i wyślij do KSeF.

W mpFirma Online:

• 1.W adnotacjach zaznacz odpowiednią procedurę (np. "Procedura marży - towary używane").
• 2.W pozycji wpisz przedmiot sprzedaży i cenę brutto.
• 3.Jako stawkę VAT wybierz "Procedura marży". Podatek VAT jest naliczany od marży (różnicy między ceną zakupu a sprzedaży), ale to obliczenie robisz poza fakturą, dla celów deklaracji VAT.

Tak, faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych (WDT, eksport usług) podlegają obowiązkowi KSeF. Odbiorca zagraniczny nie musi mieć dostępu do KSeF – fakturę można mu przekazać w tradycyjnej formie (PDF, wydruk) z kodem QR do weryfikacji.

Jeśli Twój kontrahent nie jest jeszcze objęty obowiązkiem KSeF (np. ma przychody poniżej 10 tys. zł), możesz mu wysłać fakturę tradycyjnie (mailem, pocztą). Faktura i tak musi trafić do KSeF (jeśli Ty jesteś objęty obowiązkiem), ale kontrahent może ją otrzymać od Ciebie w formie PDF.

Tak, mpFirma Online importuje zamówienia z Allegro i automatycznie generuje faktury. Jeśli masz włączoną integrację KSeF, faktury do zamówień z Allegro są wysyłane do KSeF jak każda inna faktura.

mpFirma Online pobiera zamówienia z BaseLinker (obsługującego wiele platform e-commerce) i generuje faktury. Po wystawieniu faktura jest automatycznie wysyłana do KSeF. Numer KSeF może być przekazany z powrotem do BaseLinker.

Tak, oprócz wysłania faktury do KSeF możesz również przesłać klientowi wizualizację PDF mailem. mpFirma Online generuje czytelną wersję PDF faktury KSeF z numerem KSeF i kodem QR do weryfikacji w systemie.

Zamówienia importowane z WooCommerce są przetwarzane w mpFirma Online jak zwykle. Po wygenerowaniu faktury, jest ona automatycznie wysyłana do KSeF. Link do faktury może być zaktualizowany w WooCommerce dla klienta.

Tak. mpFirma Online oferuje automatyczną wysyłkę faktur do KSeF po ich wystawieniu. Możesz też ustawić wysyłkę zbiorczą o określonej godzinie, co jest idealne dla firm wystawiających dużo dokumentów.

Tak. mpFirma Online może automatycznie pobierać nowe faktury zakupowe z KSeF i zapisywać je w bazie. Możesz ustawić częstotliwość synchronizacji według własnych potrzeb.

Tak. KSeF jest systemem rządowym z wysokim poziomem zabezpieczeń. Dostęp wymaga uwierzytelnienia (za pośrednictwem jednej z wybranych metod: Profil zaufany, pieczęć firmowa, podpis kwalifikowany). Faktury są przechowywane przez 10 lat.

Dostęp mają: Ty jako właściciel firmy, osoby którym nadałeś uprawnienia oraz organy skarbowe (Urząd Skarbowy, Ministerstwo Finansów).

Nie. Faktury są widoczne tylko dla wystawcy, odbiorcy i organów skarbowych. Konkurencja nie ma dostępu do Twoich dokumentów.

• 1.Nie udostępniaj tokena/certyfikatu osobom trzecim.
• 2.Regularnie sprawdzaj listę osób z uprawnieniami.
• 3.Odbieraj uprawnienia byłym pracownikom.
• 4.Używaj silnych haseł do Profilu Zaufanego.
• 5.Korzystaj z zaufanych programów jak mpFirma Online.

W mpFirma Online możesz sprawdzić historię sesji i zobaczyć, kto i kiedy wystawił daną fakturę. Ta funkcja jest ważna dla kontroli i audytu.

• 1.Błędny NIP nabywcy - zawsze weryfikuj NIP przed wystawieniem faktury.
• 2.Brak wysłania do KSeF - upewnij się, że faktura trafiła do systemu.
• 3.Nieprawidłowa stawka VAT - sprawdź stawkę dla danego towaru/usługi.
• 4.Brak numeru rachunku bankowego - dodaj, jeśli oczekujesz przelewu.

• 1.Testuj przed startem - wyślij kilka testowych faktur w środowisku demo.
• 2.Szkol pracowników - upewnij się, że wszyscy znają procedury.
• 3.Aktualizuj program - korzystaj z najnowszej wersji mpFirma Online.
• 4.Sprawdzaj UPO - weryfikuj, czy faktury trafiły do KSeF.
• 5.Dokładnie sprawdzaj dane przed wysłaniem - faktur nie można anulować.

Przeczytaj komunikat błędu - najczęściej dotyczy on: nieprawidłowego formatu danych, brakujących wymaganych pól lub błędnych numerów (NIP, rachunek bankowy). mpFirma Online waliduje faktury przed wysłaniem, więc większość błędów jest wyłapywana wcześniej. Popraw dane i wyślij ponownie.